Consejos en tiempo de confinamiento: comunicación oral eficaz a través de videollamadas y videoconferencias

El aumento del teletrabajo de los últimos años y la actual situación de confinamiento ha implicado búsqueda activa de nuevas vías para comunicarse (videollamadas, videoconferencias, reuniones en línea a través de aplicaciones, etc.). Las apps y webs en línea permiten una comunicación síncrona donde, como presencialmente, tan importante es lo que se dice como la manera de hacerlo.

¿Verdad que en una llamada telefónica también sonreímos? ¿Por qué? Porque el otro capta a través de nuestra voz y de nuestros silencios mucha información y muy relevante. Siempre es más agradable un tono sonriente que humanice la comunicación, está comprobado que las voces artificiales nos provocan rechazo, no olvidemos que somos seres emocionales.

Estos días la mayoría de nosotros usamos las aplicaciones para comunicarse profesionalmente y personal, por eso debemos seguir poniendo énfasis en hacer que la comunicación sea eficaz. ¿Cómo hacerlo? Teniendo cuidado de lo verbal y no verbal. Nuestra imagen y cómo nos mostramos tienen un impacto también aquí y como todavía no tenemos costumbre de utilizarlas como herramientas comunicativas repasamos unos consejos.

Previsiones. Descarga la aplicación con suficiente tiempo, haz alguna simulación, y procura familiarizarte con ella antes de iniciar la reunión.
¿Qué? Planifica qué quieres decir tal como lo harías en una reunión de trabajo habitual. Plantea el objetivo concreto en función de las posibilidades y tiempo que ofrece cada plataforma y aplicación.
¿Cuando? Decide cuál es el mejor momento para hacer una reunión, siempre ten en cuenta que debe decidir y comentar. El teletrabajo también requiere diferenciar el tiempo profesional y el personal.
¿Quién? Las reuniones participativas con muchos asistentes resultan poco efectivas, lo mismo ocurre en una videollamada / videoconferencia. En una plataforma si hay muchas personas sería necesario que alguien tomara un rol moderador.
Dónde? ¿Cuál es el espacio más adecuado? Hay que pensar que estamos mostrando un espacio personal, a veces nuestra casa. Conviene encontrar el contexto adecuado, si se trata de una reunión profesional, un espacio cuidado, neutro y el más ordenado posible. Probar que se vea bien con el ángulo de la cámara, que se ve desde aquí, es un espacio muy transitado, es un espacio común para otras personas, cuál es la iluminación, si es necesario que haya referencias corporativas, etc .?
¿Cómo se llama?
- ¿Donde miramos? A menudo pensamos que no nos ven y nos dedicamos a hacer otras cosas, comida, etc. Es recomendable hacer lo mismo que si tuviéramos estas personas delante, mirar la cámara y tener en cuenta que "Todo es comunicación" -lo que es verbal y el no verbal (Las palabras, los gestos, las manos, etc.). Si desea captar la atención, usar los recursos visuales, gestuales, de la voz que también le ofrece la tecnología. Recordemos mirar a la cámara, a menudo nos dirigimos a la pantalla y el impacto comunicativo es más alto.
- ¿Qué imagen mostramos? Tu aspecto personal es relevante en la comunicación, en una reunión de trabajo, procura mantener un equilibrio entre la comodidad y la imagen profesional. Evita la ropa con rayas, porque distorsiona la imagen.
- ¿Como escuchar? Y sobre todo, ten cuidado de lo que transmites, sigue con interés las aportaciones del resto, si hablas o te dedicas a hacer otras cosas, los demás lo percibirán como aburrimiento.
- ¿Qué estructura de la reunión / discurso?
  - Inicio Dedica unos minutos a saludar, preguntar al otro como está, estos días todo el mundo está preocupado o tiene personas delicadas a la familia.
  - DesarrolloEstructura los puntos a trabajar durante la reunión. Procura buscar maneras de saber si todo el mundo está de acuerdo y el grado de comprensión de lo que se quería comunicar. Haciendo preguntas, haciendo resúmenes, poniendo ejemplos, también incluir algún momento del humor y enseña esquemas, imágenes, noticias, etc. que faciliten la comprensión,
  - Cierre, Hacer un resumen de los acuerdos, de los temas que ha acordado, sea una distribución de tareas, por ejemplo, y sobre todo despedirse.